Kako organizirati svoj čas, da boste lahko končno zadihali

Pomagali vam bomo krmariti v kaosu in vas vodili skozi praktične korake za organizacijo časa in pravilno načrtovanje dneva. Da boste lahko zvečer mirno zadihali in poskrbeli zase.

Kako izstopiti iz začaranega kroga in organizirati svoj čas

Če se utapljate v nalogah, se boste morali najprej umakniti iz celotne situacije – pridobiti pregled nad vsem, kar se dogaja, spraviti vse iz glave in rešiti osnovno organizacijo časa. Videli boste, da boste takoj začutili nekaj olajšanja. To bomo storili v štirih korakih.

1. Opredelite vse naloge in odgovornosti

Začnite s tistimi za delo in študij. Zapišite vse naloge, ki ležijo na vaši mizi, vse projekte, ki vas čakajo, in tudi redne dejavnosti. To je lahko pisanje mesečnih poročil, redni sestanki itd. Pridobiti morate najboljši možni pregled.

Enako storite tudi z osebnimi nalogami. Zapišite svoje trenutne obveznosti, od dogovora za obisk pri zobozdravniku do nakupa darila za prihajajoči rojstni dan. Vse, kar nosite v glavi. Če redno opravljate zahtevnejša gospodinjska opravila (kot je košnja vrta), jih prav tako zapišite na papir.

2. Določite svoje prioritete

Morda boste presenečeni, koliko jih je na seznamu. Vendar ne skrbite, postopoma ga bomo zmanjšali.

Pogosto se počutimo preobremenjene, ker se ne osredotočamo na tisto, kar je zares pomembno. Ko se bliža rok, se pojavi stres. Zato moramo naloge razvrstiti po pomembnosti. Odlično orodje je Eisenhowerjevo načelo. Po njem naloge razdelite v štiri kategorije glede na njihovo pomembnost in nujnost.

Se ne morete odločiti, kaj je pomembno? Poskusite uporabiti Paretovo načelo. Po njem nam 20 % truda (pri upravljanju časa) prinese 80 % koristi (dohodka). Poiščite dejavnosti, ki imajo največji vpliv na vaše rezultate.

3. Izbrišite, prepustite ali prosite za pomoč

Potem je čas, da se znebite nepomembnih nalog. Lahko jih prenesete ali pa jih preprosto ne opravljate. V resnici ni treba, da vse narediti sami. Delo lahko prenesete na nekoga v ekipi, najamete zunanjega sodelavca ali pa greste k nadrejenemu s seznamom opravil in ga prosite, da skupaj določita prioritete.

Preden se rešite iz najhujšega, kaj če bi povabili gospo na primerno čiščenje ali rešili dogovorjeno nedeljsko kosilo tako, da bi družino povabili v restavracijo? Zagotovo se boste domislili številnih nalog, ki jih ne boste potrebovali opraviti sami. To je vredno mirne duše.

4. Večje naloge razdelite na manjše dele

Poznate tisti občutek, ko imate pred seboj veliko nalogo, a jo vedno znova odlagate, ker ne veste, kje začeti?

Zato je treba vse velike naloge (projekte) razdeliti na čim manjše dele. Takšne, ki trajajo le nekaj minut. Pripravo predstavitve lahko na primer razdelite na raziskovanje informacij, pripravo osnutka, izdelavo diapozitivov, izboljšanje oblikovanja itd. Ni vam treba narediti vsega naenkrat. Ko imate naloge razdeljene, jih lahko korak za korakom premikate naprej, tudi če imate zanje na voljo le petnajst minut.

Kako načrtovati dan, da boste naredili največ

Že veste, kaj vas čaka. Naslednji korak je pravilno načrtovanje nalog. Uporabite dnevnik ali eno od aplikacij za upravljanje časa, saj ni dobro, da naloge nosite v glavi. Tako vam bo lažje.

Načrtujte vsaj vsak teden, morda celo vsak mesec. Takrat se ne bo zgodilo, da boste nekaj obljubili, ko boste imeli na primer rok za mesečno poročilo. Začnimo:

1. Najprej zapišite vse redno ponavljajoče se naloge na določene dneve. Vsaj za mesec dni vnaprej.
2. Vsak dan si zastavite le eno zahtevno nalogo. Tako se ne boste počutili preobremenjene in se boste bolje osredotočili.
3. Vsak dan dodajte nekaj manjših, manj zahtevnih nalog. Poskusite združiti podobne naloge v skupine. Če se boste naravnali na eno vrsto dela, vam bo šlo bolje od rok. Razdelite jih lahko na primer na analitične in ustvarjalne.
4. Za vsako nalogo določite časovno omejitev. Takšno, ki jo boste lahko dejansko izpolnili. To vam bo pomagalo, da se boste držali načrta in ne boste skakali z ene naloge na drugo.
5. Dnevnega urnika ne napolnite do konca. Vedno pustite čas za nepričakovane situacije.
6. Predvidevajte tudi redne odmore. Nekaj minut za raztezanje, kratek sprehod ali meditacijo se vam bo obrestovalo.

Ugotovite, kje vam zmanjkuje časa

Pogosto se tega niti ne zavedamo, vendar čez dan bežimo k nepomembnim dejavnostim. Za večino od nas so družbeni mediji velika izguba časa. Lahko pa so to tudi nepotrebni sestanki ali katera koli druga oblika odlašanja. Poskusite nekaj dni beležiti vse svoje dejavnosti in ugotovite, kje bi lahko “pridobili” dodaten čas. Tako boste imeli zvečer več prostega časa in se boste končno lahko srečali s prijatelji ali pa do konca prebrali knjigo, ki vam leži na mizi.

Metode upravljanja časa, ki povečujejo produktivnost

Imamo urnik, zato si bomo zdaj ogledali posebne metode za upravljanje časa, ki nam bodo pomagale, da se ga bomo držali.

• Najprej opravite najpomembnejšo nalogo dneva (najprej pojejte žabo) – zjutraj se lahko bolje osredotočimo. Če boste najpomembnejšo nalogo opravili do kosila, boste preostanek dneva bolj pozitivno razpoloženi in delo bo lažje potekalo.
• Določite si roke – tudi za naloge, ki nimajo jasno določenega roka. To bo v vas vzbudilo občutek nujnosti ter vam pomagalo pri osredotočanju in ohranjanju motivacije.
• Preizkusite tehniko pomodoro – to pomeni, da 25 minut delate zbrano in nato naredite 5-minutni odmor. To vam bo pomagalo, da ne boste bežali od dela.
• Namesto večopravilnega (multi-tasking) dela opravite enoopravilno delo (single-tasking) – študije so pokazale, da večopravilno delo povzroča stres v možganih in zmanjšuje kakovost našega dela. Zato zaprite vsa nepotrebna okna v brskalniku in se hkrati osredotočite le na eno dejavnost.
• Za osredotočeno delo si rezervirajte nekaj ur – zahtevne naloge vam bodo potem lažje. Poiščite miren kotiček, izklopite vsa obvestila in se nekaj ur posvetite poglobljenemu delu. Nato si vzemite odmor in se nekako nagradite.
• Postavite meje – to pomeni, da na primer rečete “NE”, kadar bi “DA” pomenilo, da greste proti sebi. Ali da si ne nalagamo preveč samo zato, da bi razbremenili ali ugodili drugim. Tudi to je upravljanje s časom.

Morda se zdaj ne zdi tako, vendar vedno obstaja izhod. Ne bodite preveč strogi do sebe. Potreben je čas, da se navadite na strukturirano delo in, da vadite disciplino. Začnite postopoma in praznujte vsak napredek.

Tudi upravljanje časa, usklajevanje poklicnega in zasebnega življenja ter odlašanje so odlične teme za terapijo. Nobena težava ni “majhna”. Strokovnjak vam bo pomagal urediti misli, določiti prioritete, najti motivacijo in predvsem pot iz kaosa. V Hedepy vam ponujamo terapijo prek spleta, izbirate pa lahko med več usposobljenimi terapevti.

Oglejte si, kako deluje.